Le cadre légal

Notre coffre-fort électronique respecte les exigences réglementaires et normatives  : y compris la norme 2009 AFNOR NF Z42-013

Directives, lois, décrets et normes :

Extrait du bulletin officiel des impôts
Du 11 janvier 2007
..................................

5.Pour la conservation du double original de leurs factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier, les entreprises ont deux possibilités :
- soit, elles conservent un double papier de la facture transmise ; ce qui suppose l'impression de deux documents : l'original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur ;
- soit, elles conservent dans les conditions précisées ci-dessous un « double électronique » de cette facture.
.................
7.En cas de doubles de factures de ventes conservées sur support informatique, la valeur probante du « double électronique » conservé par le fournisseur dépend essentiellement de l'utilisation d'un dispositif technique assurant au système d'information utilisé une fiabilité équivalente à celle que procure l'impression des factures sur papier et permettant de considérer que le « double électronique » constitue, au sens du n° 3, la reproduction fidèle et durable de l'original de la facture adressée au client sur support papier.
8.Ce dispositif technique doit permettre de garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du contenu du « double électronique » depuis l'émission de l'original papier jusqu'à l'expiration de la période de stockage du double.
9.A tout moment dans la mise en oeuvre de son droit de contrôle, d'enquête ou de communication, l'administration peut s'assurer que le fonctionnement du dispositif technique utilisé présente effectivement de telles garanties.
10.Dans ce cadre, la mise en place d'un système informatique présentant les fonctionnalités minimales suivantes est préconisée.
....................................

15.Afin d'assurer l'authenticité du contenu du « double électronique » par rapport à celui de la facture papier, l'opération d'enregistrement a pour objet de figer sur un support de conservation (cf. infra) le fichier contenant le « double électronique » et, par suite, les données à conserver qu'il contient.
- La date d'enregistrement
16.L'opération d'enregistrement doit intervenir à une date la plus proche possible de celle de l'opération d'impression de l'original de la facture sur support papier. Le système informatique doit permettre d'identifier ces deux dates.
17.A cet égard, un système informatique qui assurerait l'alimentation de la base de conservation d'une manière automatique et à un moment quasi concomitant à celui de l'impression de l'original papier constituerait un facteur d'appréciation favorable.
……

.

Dossier DCSSI du 18 août 2006 : http://www.ssi.gouv.fr/fr/confiance/archivage.html

•  Loi 2000-230 du 13 mars 2000, article 1316 alinéa 1 : «  L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité  » ;

•  Directive européenne 2001/115/CE du 20 décembre 2001, qui modernise les conditions relatifs à la facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée et qui approuve les factures transmises par voie électronique «  à condition que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu soient garanties  » ;

•  Loi US du 31 juillet 2002 sur la réforme de la comptabilité des sociétés cotées et la protection des investisseurs, connue aussi sous le nom de Sarbanes-Oxley Act ;

•  Loi numéro 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance en l'économie numérique, article 1369-1 : «  Quiconque propose, à titre professionnel, par voie électronique, la fourniture de biens ou la prestation de services, met à disposition les conditions contractuelles applicables d'une manière qui permette leur conservation et leur reproduction  » ;

•  Decret en application de la loi sur la confiance : JO du 18 février 2005. Concerne les contrats de 120€ ou plus.

•  Décret n° 2004-1298 du 26 novembre 2004 relatif à diverses dispositions concernant les marchés de l'Etat et des collectivités territoriales

•  Norme AFNOR NF Z42-013 de décembre 2001, qui recommande l'utilisation de supports non-réinscriptibles ( WORM ) pour la conservation électronique à valeur probante ;

et Norme AFNOR NF Z42-013 de Fevrier 2009

•  Norme ISO 15489 – Records Management de 2001 sur la gestion des archives courantes et intermédiaires ;

•  Norme ISO 14721 - OAIS ( Open Archival Information System ) de mars 2003 qui décrit les caractéristiques d'un système ouvert pour la pérennisation des données numériques ;

•  Norme ISO 19005 du 10 octobre 2005 qui définit un «  format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme ». Le format utilisé est dénommé PDF/A, pour PDF Archive ;

•  Recommandation de la CNIL relative à l'archivage électronique dans les entreprises du 11 octobre 2005 ;

•  Standard d'échange de données pour l'archivage électronique, rendu public en mars 2006, conçu conjointement par la Direction des Archives de France et la Direction Générale de la Modernisation de l'Etat (DGME).

•  Directive européenne de décembre 2001

•  Loi de finance rectificative de décembre 2002

•  Décret du 18 juillet 2003

•  Instruction fiscale parue au Bulletin Officiel des Impôts du 7 août 2003

Les 2 décrets modifiant le code des marchés publics 2006 sont parus au JO du 20/12/2008

Relèvement du seuil de dispense d’obligation de mise en concurrence ce seuil passe de 4.000 euros à 20.000 euros;

Relèvement également des seuils communautaires de passation de marchés pour les marchés de travaux sans notification à la Commission européenne, qui passent de 206.000 euros à 5,15 millions d’euros.

le seuil de publicité à 90.000 euros, au-delà duquel les marchés publics doivent faire de la publicité, n’est pas supprimé.

D'autre part le décret prévoit que le délai global de paiement jusqu’ici fixé à 45 jours pour les collectivités territoriales et les établissements publics locaux, ne pourra pas depasser:

40 jours à partir du 1er janvier 2009
35 jours à partir du 1er janvier 2010
30 à partir du 1er juillet 2010

Au-dessous de 20 000 euros HT, la personne publique choisit librement les modalités de publicités et de mise en concurrence .