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 Vos factures, vos courriers, vos documents/fichiers seront bientôt tous dématérialisés, archiveslegalsolutions.com vous apporte la solution la mieux adaptée a votre demande dans chacune des branches de la dématérialisation électronique.
Solutions externalisées (web sécurisé, Internet) .
Documents nativement electroniques (documents/donnés/ fichiers) ou papier numerisés, scannés......
La facture dématérialisée repond a des exigences DGI (dans le contexte fournisseur-client)
Etapes de mise en place d'un système de facturation électronique :
1. Analyse du potentiel de gains pour l'entreprise
2. Enquête auprès d'un échantillon de clients destinataires (afin de savoir s'ils sont dans la même logique)
3. Choix d'une technologie adaptée en fonction de l'existant et des volontés des deux parties
4. Définition du projet et des plannings de montée en charge
5. Convention bipartite entre l'émetteur et le destinataire
6. Déclaration préalable auprès de la D.G.I.
7. Mise en oeuvre du projet
8. Validation permanente de la conformité avec la D.G.I.
Quelques éléments stratégiques pour le bon respect des étapes précitées
Convention Bipartite
Article 289-V :
« Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties. (…)
L'acceptation préalable du recours à la transmission des factures par voie électronique doit être matérialisée dans le contrat liant les parties s'il en existe un ou, à défaut, par l'octroi au destinataire des factures d'un délai raisonnable pour exiger une facture papier ».
Déclaration préalable auprès de la D.G.I.
Conformément au 2ème alinéa du L 102 C du LPF, la déclaration préalable doit comporter les informations suivantes :
- Coordonnées du service responsable de la transmission des factures
- Lieu de stockage
- La norme et la version du message
- Moyens et aide technique pour la restitution
Les atouts que peut vous offrir DEVELOP+®
- Process conformes aux exigences D.G.I.
- Société spécialisée sur le traitement du document sensible de gestion
- Opérateur
- Plate forme avec connecteurs en entrée et en sortie si necessaire
DEVELOP+ : démarche en amont |
Eléments à définir
- Volume annuel de factures ou autres documents concernés (détail et saisonnalité) ?
- Périodicité ?
- Documents/fichiers/données interentreprises ou intragroupe ?
- Existant ? papier, EDI, autres...?
- Niveau d'informatisation des destinataires
- Infrastructures ?
- Services souhaités ?
- Volume de documents identifiés pour démarrer ?
- L'application comptable, ou autres ?
- Dans le cas de factures : conservation de factures électroniques conformément aux exigences de la DGI. En particulier aux articles 289-V et 289 bis (C.G.I.)
Possibilité d'accompagnement et de mise en place
Accompagnement dans la démarche pour réaliser les actions suivantes :
Choisir la bonne option opérationnelle en adéquation avec la direction juridique :
Désignation et précisions des fonctions
Analyse des fichiers de sortie
Définition de la composition des flux de données à transmettre en conformité avec l'article 289 V (décret 07/04) eventuellement.
Définition des moyens de transport sécurisés entre le SI émetteur et la plate forme
Définition et conformité
Définition du contrat de mise en place avec les destinataires
Paramétrage des coffres forts émetteur et destinataire.
Définition des formats de réception pour le destinataire eventuellement.
Réunion de travail
Ces étapes nous semblent indispensables pour la réussite de votre test
Une réunion « technico-juridique » est indispensable pour la bonne compréhension des attentes métier
Mise en oeuvre
Formation des utilisateurs eventuellement
Transfert des compétences
Accompagnement pendant les mises en production
Suivi des évolutions de besoins
Lettre Simple
Les avantages de l'utilisation la lettre simple et de la lettre recommandée :
- Réduction des coûts de traitement des lettres recommandées
- Amélioration de la recherche documentaire
- Diminuer les interventions manuelles et les risques d'erreur ou de fraude
- Améliorer la réactivité des entreprises
- Permettre un suivi d'activité en temps réel
- Améliorer la connaissance des coûts
- Disposer des preuves physiques et électroniques liées aux correspondances
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