Vos archives doivent être vivantes et garder leur caractère légal, vous devez pouvoir les utiliser, les compulser, les vérifier, y revenir, et cependant pouvoir garder les originaux : cela ne doit pas être seulement du stockage ou un serveur simple de sauvegarde, même s'il est sécurisé. ( Voir le paragraphe : « temps de conservation des documents »)
DEVELOP+ ® a choisi une brique, innovante, dont le concept évolutif permet une mise en place dans le contexte des collectivités ou des entreprises.
L'avance technologique reconnue du CFE, allie sécurité, souplesse et simplicité d'utilisation. « Construite autour de briques Open Source, selon les normes et standard de la signature électronique, la solution logicielle CFEC est exploitée depuis près de 4 ans bénéficiant d'une réelle avance technologique. Le CFEC permet une totale réversibilité des archives électroniques pour assurer leur pérennité dans la durée »
Le Coffre-fort électronique Communicant – CFEC de Cecurity.com bénéficie du mouvement de fond de la dématérialisation qui concerne l´ensemble des activités des entreprises et des administrations posant ainsi la question de la confiance. Ainsi, les applications de «marchés publics en ligne», télé procédures des entreprises, dématérialisation des factures ou de GED créent des besoins d´archivage electronique sécurisé.
C´est pourquoi Develop+ opère cette solution innovante: de Coffre qui permet d´archiver à des fins probatoires des fichiers informatiques de tous types.
Les fonctionnalités du CFEC
- Authentification forte par Certificat électronique avec gestion des profils et habilitations
- Dépôt avec contrôle d'intégrité en ligne (documents, formulaires, flux XML)
- Confidentialité avec le chiffrement symétrique ou asymétrique des dépôts
- Horodatage et signature électronique des dépôts acceptés
- Production d'un accusé de réception avec l'empreinte du dépôt
- Séquestre et la notarisation des échanges dans un espace de confiance sécurisé
- Consignation à valeur probante pour l'archivage longue durée.
La solution s'intègre très facilement . Elle s'exploite en local ou distance.
L'architecture technique du CFEC
Le CFEC fonctionne dans un environnement système « Open Source » (Linux, Open SSL, etc.) et utilise des protocoles standard internationaux (certificats électroniques X509 V3, empreintes MD5 ou SHA1, signature électronique PKCS7 ou XADES, jetons d'horodatage RFC3161, etc.) apportant ainsi une réelle interopérabilité et réversibilité.
| COMBIEN DE TEMPS DES DOCUMENTS DOIVENT-ILS ETRE CONSERVES ? |
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•3 types d'archives – Archives Vivantes 1 - 6 ans Besoins courants – Archives Intermédiaires è 7 – 30 ans Besoin ponctuels – Archives Historiques . . . Autre vocation |
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•Cadre légal pour les Collectivités Publiques Art. R 1421-4 du Code général des Collectivités Territoriales Décret n°88-849 du 28 juillet 1988, art. 4 – Conserver dans des bâtiments publics – Opérer par des Agents publics – Verser Archives Nationales |
•Archivage et Achats Publics : une exigence d'archive vivante – Plusieurs phases : Passation, Exécution et période de recours – Plusieurs intervenants indépendants : Ordonnateur, Payeur, Contrôleur |
| Avec la signature électronique, la facture dématérialisée devient universelle |
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Si la dématérialisation des factures est un phénomène déjà ancien pour les grandes entreprises, de nouveaux textes réglementaires permettent d'envisager désormais, grâce à l'usage de la signature électronique, une très large diffusion de cette pratique qui autorise une réduction drastique des coûts. Encore convient-il de respecter les obligations en matière de conservation et de tirer les enseignements des premières expérimentations.
Le système de facturation électronique, fondé sur l'usage de la signature électronique est plus simple à mettre en œuvre que l'EDI ; pratique plus ancienne réservée à des communautés restreintes d'utilisateurs. Il doit juste être déclaré par l'émetteur auprès de l'administration fiscale et doit être également être accepté préalablement par le destinataire.
L'ouverture du concept de facture électronique à la notion de signature électronique autorise la transmission d'un simple fichier signé. La dématérialisation de la chaîne de facturation devient accessible à tous, ce qui n'était pas le cas avec l'EDI. Le potentiel de réduction des coûts est important, jusqu'à 50% du coût de traitement de la facture papier, aujourd'hui estimé de 10 à 20 euros.
| Le partenariat avec Cecurity.com |
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Dans le domaine de la facture électronique, DEVELOP+ a noué un partenariat avec Cecurity.com ; une société qui collabore avec France Telecom afin de traiter les factures électroniques fournisseurs au travers d'un work flow et d'assurer leur archivage légal. Cette solution a été mise en œuvre au sein du Conseil de la Moselle où le Coffre-Fort de Cecurity.com, assure l'archivage légal derrière le work flow de France Telecom.
En effet, en matière d'archivage électronique des factures dématérialisées, les textes précisent les obligations. Les factures, la signature électronique à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attaché doivent être conservés dans leur contenu originel par l'entreprise émettrice et par l'entreprise destinataire. Les informations émises et reçues doivent être identiques.
Les points forts de l'offre facture électronique de Cecurity.com :
- une solution déployée depuis Novembre 2003
- une solution ouverte et réversible
- une solution permettant les tiers-archiveurs internes ou externes
contact :
Intelocuteur : C. GROOS , cgroos@developdemat.com 02 51 09 98 81 / 06-60-66-95-99 |
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